Politica de confidențialitate
Versiunea 1, din 14 octombrie 2026.
1. Cine suntem
Zora este un serviciu al CODE INDUSTRY S.R.L., CUI 45663518, cu sediul în Str. Octavian Paler nr. 15, Apahida, județul Cluj, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. ⟦J…/…/…⟧.
Pentru orice întrebare despre datele tale: ⟦adresa de email pentru protecția datelor⟧.
2. Ce face Zora și ce rol avem
Zora ajută firmele de contabilitate să primească documentele firmelor-client (bonuri, facturi, extrase), să le citească automat, să le verifice și să le scrie în programul de contabilitate.
- Pentru datele din documentele și conturile firmelor-client, firma-client și firma ei de contabilitate decid ce se prelucrează și de ce. Noi le prelucrăm doar în numele lor, ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR), potrivit acordului de prelucrare cu firma de contabilitate. Pentru drepturile tale asupra acestor date, scrie firmei de contabilitate sau firmei-client; te ajutăm și noi.
- Pentru conturile de utilizator, securitate și relația cu firmele de contabilitate, suntem operator.
- Nu vindem date, nu le închiriem și nu le folosim pentru publicitate.
3. Ce date prelucrăm
- Contul tău: nume, adresă de email, parola (doar ca hash), rolul în firma de contabilitate sau la firma-client.
- Documentele: pozele și fișierele bonurilor și facturilor și ce se citește din ele: furnizorul și codul lui fiscal, data, numărul, sumele, TVA-ul, articolele, codul fiscal al cumpărătorului și ultimele cifre ale cardului, dacă sunt tipărite.
- De unde vin documentele: aplicația de pe telefon; încărcare; un folder Google Drive partajat cu Zora (doar citire); extensia de browser, care aduce facturile firmei din portalurile furnizorilor (eMAG, OpenAI, Anthropic, Zapier) din sesiunea ta, fără să ceară sau să păstreze parole; adresa de email privată a firmei; WhatsApp.
- Emailurile primite: expeditorul, subiectul, atașamentele și, dacă nu e nimic atașat, linkul spre factură sau textul emailului, transformat în PDF.
- WhatsApp: numărul de telefon pe care îl legi de contul tău și pozele sau PDF-urile pe care le trimiți; răspunsurile noastre spun ce am citit.
- Extrasele de cont: tranzacțiile conturilor firmei (dată, sumă, descriere, contrapartidă), doar dacă firma leagă banca, prin Enable Banking.
- Deplasările: numele angajatului, destinația, perioada, diurna și cheltuielile decontate.
- Date tehnice: adresa IP, sesiunea, jurnale de acces și de audit (cine a aprobat, a respins sau a schimbat ce).
Nu prelucrăm intenționat date sensibile (art. 9 GDPR).
4. De ce și pe ce temei
- ca să furnizăm serviciul cerut de firma de contabilitate și de firma-client (contractul, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR);
- ca să păstrăm documentele contabile cât cere Legea contabilității nr. 82/1991 (obligație legală, lit. c);
- ca să ținem serviciul sigur și să depistăm erori și abuzuri (interes legitim, lit. f).
Documentele se citesc automat, cu modele de inteligență artificială, doar ca să se extragă câmpurile de mai sus. Ce se citește e o propunere: fiecare document e verificat de contabil. Nu luăm decizii automate cu efect juridic asupra ta.
5. Cui le transmitem
Folosim acești furnizori, cu contracte care îi obligă la aceeași protecție:
| Cine | Ce face | Unde |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure) | găzduirea serverului, a bazei de date și a documentelor | UE (Austria, Țările de Jos, Irlanda) |
| OpenRouter, Inc. | trimite imaginea documentului către modelul care îl citește | SUA |
| Google LLC (Gemini), prin OpenRouter | citirea automată a documentelor | SUA |
| Anthropic, PBC (Claude), prin OpenRouter | a doua citire, pentru documentele citite nesigur | SUA |
| Resend, Inc. | trimiterea emailurilor (invitații, anunțuri) și primirea facturilor trimise pe adresa firmei | SUA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business Platform) | primirea pozelor și a PDF-urilor trimise pe WhatsApp și răspunsurile Zora | UE și SUA |
| Enable Banking Oy | citirea extraselor de cont, cu acordul dat de firmă la banca ei | UE (Finlanda) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | raportarea erorilor neprevăzute ale serverului, fără conținutul documentelor | ⟦regiunea Sentry⟧ |
Contabilul firmei vede documentele ei, iar intrările aprobate ajung în sistemul lui contabil, pe calculatorul firmei de contabilitate. ANAF primește doar coduri fiscale, ca să ne spună date publice despre o firmă. Datele pot fi cerute de autorități doar în condițiile legii.
6. Transferuri în afara UE
Unii furnizori prelucrează date în SUA. Transferurile se fac doar pe un temei din capitolul V GDPR: Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, pentru furnizorii certificați, sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
7. Cât timp le păstrăm
- documentele: 5 ani de la sfârșitul anului în care au fost emise (Legea 82/1991), apoi se șterg automat;
- contul: cât timp e activ; după încheierea serviciului, firma de contabilitate are 30 de zile să-și exporte datele, apoi le ștergem;
- codul de legare WhatsApp: 30 de minute; numărul legat: până ne ceri să-l ștergem sau ți se închide contul;
- copiile de siguranță: cel mult ⟦numărul de zile⟧ zile; jurnalele tehnice: ⟦durata⟧.
8. Drepturile tale
Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, și dreptul să-ți retragi acordul acolo unde prelucrarea se bazează pe el. Pentru datele din documentele unei firme, cererea ajunge la firmă și la firma ei de contabilitate, care decid; noi îi ajutăm. Ai dreptul să depui plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro).
9. Cum ceri ștergerea datelor
- WhatsApp: scrie-ne de pe adresa contului și ștergem numărul legat și mesajele primite de la el.
- Contul și restul datelor: scrie la ⟦adresa de email pentru protecția datelor⟧, din adresa contului. Răspundem în cel mult 30 de zile. Documentele contabile pe care legea obligă firma să le păstreze se șterg la sfârșitul termenului legal.
10. Cookie-uri
Folosim doar cookie-urile necesare: sesiunea de autentificare, limba aleasă și, în aplicația pentru contabili, firma și luna alese. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate.
11. Securitate
Comunicarea e criptată (HTTPS), parolele și tokenurile se păstrează doar ca hash, datele fiecărui cont sunt separate, iar accesul e pe roluri. Detaliile sunt în acordul de prelucrare a datelor.
12. Modificări
Când schimbăm ceva important în această politică, anunțăm în aplicație și actualizăm versiunea și data de mai sus.